質問18送信したメールが、相手の迷惑メールフォルダに入らないようにするには、どのような対策が必要でしょうか。お客様からのお問い合わせに対し、できる限り早く返信しているのですが、しばしば迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうようで、「返信が来ない」と苦情が来ることもよくあり、困っています。

 

佐藤安南講師からの回答

「メールの基本」を守ること

結論からいうと、「メールの基本」に沿って、読みやすく分かりやすいメールを書くことが、迷惑メールと判断されないための基本であり、王道です。

「送信者名」を設定していますか

私が登壇するセミナーでも度々同じご質問があり、何度かお伝えしていますので、この機会に情報を整理してお伝えします。まずは「送信者名」の設定をきちんと行いましょう。アルファベットのイニシャル表記であったり、メールアドレスのままだったりすると、受信状況によっては迷惑メールに振り分けられることもあります。件名も具体的に書きましょう。ただし、迷惑メールの判定は受信者や受信者が使用しているプロバイダの設定によって異なり、どのような基準で判断されているかは、不明です。ご相談者の場合、すでに対処はされていると思いますが、メール本文に記載しているURLを外して再送するなど、こまめにリトライをしてみてください。

また、私自身の経験上、Gmailアドレスを使用している受信者は、Gmailで送信すると受信しやすいという傾向があるように感じます。GmailはYahooやYahoo傘下のプロバイダ(odn)などは迷惑メールと認識しやすいようにも思われます。(Gmail受信者に対してはGmailで送るという方法については、あくまでも私自身の経験から述べています。一般的には、Gmailを含むフリーメールアドレスは、迷惑メールに仕分けされやすいとされています。)ご相談者の場合、会社のシステム上許されるかどうかは分かりませんが、Gmailのアドレスを取得してGmailから再送するという方法も試してみるとよいかもしれません。
いずれにせよ、お客様からのお問い合わせにしっかりと対応ができるように、会社のシステム管理の方にも対策を練ってもらう必要があるでしょう。

7つの対策

システム上の対策を除き、以下のような7つの対策が効果的とされていることが分かりました。

(1)件名をきちんと書く(「こんにちは」などはNG)
(2)本文中にも送信者名、送信者の住所などをきちんと書く
(3)「!」を多用しない
(4)テキストメールを使う(HTMLメールは迷惑メールと判定されやすい)
(5)迷惑メールによく使われるような文言は避ける(「楽して稼ごう」や「タダでもらえる!」など)
(6)画像の多用を避ける/画像だけのメールを送らない
(7)添付ファイルのサイズと形式に注意する

これらの「対策」を見てみると、ビジネスメールコミュニケーション講座でお伝えしているような、基本的なメールのルール/マナーを守ることそのものが、迷惑メール防止対策に繋がっていることが分かります。今回お伝えした内容を確認して、ご自身のメールを一度しっかりと見直してみてはいかがでしょうか。「!」や「?」は使わない、「〜の件」という文言は件名で使用しないということなどに心がけ、丁寧で分かりやすいメールを書いていただきたいと思います。

これらの工夫を行っても改善が見られない場合は、システム上の対策が必要な場合があります。送っているメールが「迷惑メールになりやすいかどうか」を判定する、「迷惑メールチェックサービス」というものもあります。こうしたサービスを利用するのも一つの方法です(https://www.mail-tester.comなど)。たびたび迷惑メールに仕分けされ、業務に支障がでる場合は、会社のメール送信システム全体を見直す必要があるでしょう。

 

回答担当講師

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 佐藤安南
1988年東京大学文学部第4類心理学専修課程卒業。1990年東京大学大学院社会学研究科(社会心理学専攻)修士課程修了。社会学修士。映像制作会社勤務を経て独立。TBS「報道特集」日本テレビ「バンキシャ!」フジテレビ「スーパーニュース」「報道2001」NHK「すくすく子育て」「イッピン!」など、主に報道・情報番組の取材に携わる。教育ビデオ、企業・大学・病院などの広報映像、CM、ゲームソフト開発などにも従事。テレビの取材を通じ、専門家から主婦にいたるまで様々な分野・職業の人々とメールを交わした経験から、メール教育の必要性を痛感。一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師の資格を取得、本格的にメール教育活動を開始。また「ママ・パパ・子どものプライベートメール実態調査2013」に携わるなど、親子向けのプライベートメール・SNSコミュニケーション教育にも力を注いでいる。

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