一般社団法人日本ビジネスメール協会は、日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関です。コミュニケーション、書き方、効率化を指導するプロフェッショナルを育成し認定を行ないます。

松元 茂樹(まつもと しげき)

「個人の力を高めるためのメール活用」をキーワードに福岡県で活動している認定講師の松元茂樹さん。認定講師養成講座を受講するに至ったきっかけから、認定講師としての今後の展望までを伺いました。

お仕事について

現在のお仕事についてお聞かせください。

個人事業主のコンサルタントとして、主には、インターネットを使ったコミュニケーションの活用方法をアドバイスしています。インターネットでいろいろな媒体をどう使っていくべきか、インターネットをどんなふうに組み合わせたらいいか、仕組みづくりのコンサルティングが中心です。俯瞰しながら、全体を見ながら、個人や企業の困っていることを聞き出して、課題解決のお手伝いをするのが仕事です。

認定講師を目指したきっかけ

松元さんが認定講師を目指された、きっかけをお聞かせいただけますか。


目指したきっかけ、理由は二つあります。一つは、長年、ビジネスメール教育に携わってきた専門家が開発した、体系立ったプログラムを使い、教えるというトレーニングを受けた上で、人に教えることができたほうが、相手にもしっかりと伝わるのではないかなということ。

二つ目の理由は、私の活動拠点である九州、福岡では、ビジネスメールを教えるセミナーを見かけたことがなく、ビジネスメールを学ぶ機会があることが知られていないので、広げたいと思いました。

私の仕事では、お客さまとのコミュニケーションの大半がメールで、顔を会わせずにメールやスカイプなどでアドバイスすることも多いんです。私は気を遣って書いていても、相手はちょっと違っていたり。お互い知った仲だということなのか、かなりざくっと書いてくるんです。挨拶がなかったり、名乗りがなかったり、いきなり本題に入って、しかも本題が何を伝えたいのか分からないメールをたくさん受け取りました。

それらは、携帯メールではなく、パソコンメールです。相手はクライアントさんなので強い口調ではありませんが「もうちょっと、こういうふうに書いたらいいですよ」とアドバイスしていたのですが、なかなか改善してもらえなかった。なにかが違うみたいで、うまく伝わらない。そこに課題を感じていました。

たとえば「冒頭の挨拶がないと相手に失礼ですよ」とか簡単なアドバイスです。あとは「署名をつけたほうがよいですよ」とか。お互いが知っている同士なら、どこの誰だか連絡先は分かっているので署名は重要視しないかもしれません。でも、知らない方から初めてメールをもらうと「どこの人だろう」、「会社からの連絡なのかな?それとも個人的な相談かな?」と署名を確認するんです。署名に千葉県って書いてあれば、スカイプで話をするときに「千葉県なんですね」という話から入っていける、コミュニケーションのきっかけにできるんです。

でも、署名が付いていないと、どこの誰だか、どんな方か分からないので「どんなことをされているんですか?」、「どちらにお住まいですか?」と聞かなければならない。できれば署名はあったほうがよいとアドバイスしてきたんですが、なかなか聞き入れていただけませんでした。クライアントさんとの関係が長く続くと、毎回「署名つけたほうがよいですよ」と言うのも、なにか違うと思えてきて。「どうして私のアドバイスを聞いてくれないんだろう」と悩んでいました。

自分なりにメールを活用することの重要さを感じていたので、多くの方に、もっとメールを使いこなして欲しいという思いがある一方で、それを上手く伝えられずにいました。自分のアドバイスを聞いてもらいたい、伝える方法を身に付けたいというのが、認定講師を目指したきっかけかもしれません。個人的な自己流のアドバイスではなく、客観的な指標をもって人にメールを教えられるようになりたいと思っていました。体系化された知識でないと、やっぱり伝わらないだろうなと思ったんです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表理事である平野友朗さんは、メルマガコンサルタントとしても有名です。平野さんが出版しているメルマガの本も読んでいましたし、ビジネスメール教育に取り組んでいらっしゃることも知っていました。これまで、本などで勉強させていただいていたんですが、読んで知識として身に付けることと、人に教えることは全く違いますよね。教える力も身に付けたいと思い、認定講師を目指しました。

養成講座に参加して、いかがでしたか。


養成講座は正直、きつかったですね(笑)私が受講したのは大阪開催のときでしたが、福岡から日帰りで通っていたので体力的にきつかったです。ただ、講座そのものは内容が充実していて濃くて、毎回学びが多く、とても勉強になりました。自分が考えていたメールの扱い方と違うところもかなりあり、自己流で使っていたことに気づかされました。

ビジネスメールについて基礎からしっかり学べましたし、それを丁寧に教えていただけました。なによりも、セミナー講師としての振る舞い、伝え方などファシリテーションの部分もかなり細かく指導していただけたのが一番大きかったかなと思っています。

これまでにも、セミナーで話す機会は多い方だったので話すことが苦手とは思っていなかったんですが、実際にやってみると出来ているようで出来ていなかったり。第三者であるプロの目から見て、あそこが悪い、ここが悪いと指摘してもらえるのが、なかなかそういう機会はないので貴重でした。指摘するほうが大変だったのではないでしょうか(笑)。

ビジネスメールの知識と講師としてのスキル、この二つを同時に身につけることができました。講師としてのスキル、話して伝えるというスキルは広く役に立ちます。ビジネスメール以外のセミナーでの講演やクライアントさんへのアドバイスなど、人に伝える機会は多いので。養成講座を受講して、講師としての在り方やふるまいをあらためて意識するようになりました。

今後の活動について

今後の活動についてお聞かせください。


1回で読んで理解してもらえるようなメールの書き方を指導していきたいです。メールは、相手に押しつけにならないような書き方が大切です。「これをやってください」といった強いお願い、命令口調みたいな感じのメールはダメですね。受け取った人は感情で動くので、しかも、その日によって感情は違うじゃないですか。機嫌が良いときがあれば、機嫌が悪いときもあるし、へこんでいるときもあります。同じ文章でも、受け手の状況によって受け取られ方が変わったりします。だから、相手がどんな状況であっても誤解させないようなメールを書くことが大切ですし、その書き方を伝えていきたいです。

また、私の活動拠点である九州・福岡では、「ビジネスメールってなに?」といった声もまだまだ聞こえるので、その必要性を伝え、ビジネスメール教育を広げていくことを目指しています。「ビジネスメールの勉強なんかしたことがない」という方もいらっしゃるし、もちろん私もメールを使い始めた頃、会社で教えてもらう機会はありませんでした。ネチケットと呼ばれている時代でしたので、メールソフトの使い方は簡単な説明があったように記憶していますが、メールの書き方は自分で勉強するしかなかったですね。でも、いまは一般社団法人日本ビジネスメール協会という専門の教育機関があり、専門のプログラムがあるわけですから、それをより多くの方に認知していただきたいですね。

やっぱりメールって、それこそコミュニケーションのツールでしかないので、そのツールに命を吹き込むという形で、どのような文章で伝えるかは重要だと思います。最低限のマナーを守るのはもちろんのこと、コミュニケーションをとるなかで相手の状況や反応に応じて、メールを書き分ける力が求められると思います。それができると、信頼も上がるということを強く訴えていきたいです。個人の力を高めるためにメールを活用する、そのお手伝いがしていきたいです。

ありがとうございました

(2014年2月インタビュー)



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