「ビジネスメール実態調査2015」

仕事で初めての連絡、失礼だと思う手段の第1位は「LINE」(50.87%)

7割の人が「自分のメールに不安を感じることがある」

不安の第1位は「正しく伝わるか」(80.48%)


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一般社団法人日本ビジネスメール協会(代表理事:平野友朗、所在地:東京都千代田区)は、2015年7月1日(水曜)に、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2015」を発表します。ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から9年連続で行なっている、日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。仕事でどのようにメールが利用され、どのような課題があるのか、ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました。

ビジネスメール実態調査2015の総評

仕事で初めての連絡、失礼だと思う手段の第1位は「LINE」(50.87%)

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.33%)が最も多く、「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)と続きます。この並び順は、2011年から変わりません。一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われているソーシャルメディアは、仕事で外部の人への初めての連絡には避けたほうがよい手段だといえます。失礼だと思う連絡手段の上位は「LINE」(50.87%)、「Twitter」(41.73%)、「Facebook」(35.00%)です。

9割の人が1日(24時間)以内に返信
「返信が遅れてしまうことがある」のは7割以上
返信が遅れてしまう理由の第1位は「すぐに結論が出せない」(62.86%)

メールの受信者が、自分だけの判断では回答できない、返信できる環境にない、回答を用意するのに時間がかかる場合や、返信の優先順位を下げても問題がないと解釈できる内容のメールは後回しになり、対応遅れが発生しているようです。メールの返信漏れ、返信遅れによるトラブルを回避するためにも、難易度の高い複雑なメールへの対応力を向上させる必要があります。

1割の人が「パスワードをかけたファイルを添付したメールの本文に
パスワードを書いて送信」

宛先を間違えたり、ファイルを選び間違えたりした場合、受け取るべきではない人にファイルを開封され、情報漏えいにつながります。添付ファイルの送り間違いをはじめとした情報漏えいは、後を絶ちません。官公庁や上場企業など影響力のある組織で情報漏えいが起きたときは、謝罪のプレスリリースを出したり、ウェブサイトにお詫び文を掲載したり、ニュースで取り上げられたりしています。情報漏えいは程度の大小を問わず、責任は重く、信頼を損ねます。その発生は多くの場合、個人単位の作業の誤りに起因します。そうした誤りも、知識不足のために起き、教育することで防げたケースもあります。いつ、誰が引き起こすか分からず、誰もが当事者になる可能性があるのがメールでの情報漏えいです。メールを使う一人一人が危機管理意識を高めることでしか、これらの情報漏えいを防ぐことはできません。

7割の人が「自分のメールに不安を感じることがある」
不安に感じること第1位は「正しく伝わるか」(80.48%)

正しく伝わるかは相手ありきの問題です。この不安を解消するためには、相手の理解力を考慮して、相手を不快にさせず、正しく伝わる文章を書けるようになるしかありません。メールを送る相手や状況に応じて、個々に対応を変えるなど、より高度なコミュニケーション力が要求されていることが分かります。

仕事メールを送るときに悩む相手の第1位は「取引先」(54.67%)

相手との関係にもよりますが、自分より立場が上の人へメールを送るときに悩む傾向があることが分かります。

過去1年間で、ビジネスメールで
「失敗をした」人は5割、「失敗を見つけた」人は8割
失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」
自分(70.93%)、相手(67.53%)

自分の失敗よりは、相手の失敗の方が目に留まりやすい一方で、失敗の内容は似通っています。「添付ファイルの付け忘れ」は、自分が経験した失敗(70.93%)、受け取ったメールの中に見つけた失敗(67.53%)ともに1位で、自分でも経験し、相手にも気付かれることの多い失敗だといえます。相手に指摘をされたら失敗と認識しやすく、自ら注意をすれば防げる可能性の高いものが失敗として自覚されている傾向があります。

過去1年間で、ビジネスメールを受け取り「不快を感じた」人は4割
不快に感じた内容の第1位は「文章が曖昧」(31.38%)

メールの失敗が、すぐに不快感につながるわけではないと推測できますが、メールは受け取った人が、過去の経験や自分の価値観、感性、そして都合で解釈する傾向があります。個人に左右されず、誰が読んでも同一の理解になる表現を使い、曖昧な文章を避けるだけで、失敗を減らし、不快感の発生を防ぐことにつながります。

仕事で英文メールを書いている人は約2割

企業のグローバル化や、2020年には東京オリンピックが開催され海外からの問い合わせも増加の傾向にあるなか、英文メールの需要は増すと考えられます。

9割以上の企業で「ビジネスメールの研修がない」

会社でビジネスメールの研修が「ある」(9.27%)人は1割にも満たず、メールは仕事上の主要なコミュニケーション手段であるにもかかわらず、9割以上の人が会社では学んでいないことが分かりました。仕事でメールを使っている方は、独学(公開講座、書籍、雑誌、インターネット)やOJTで学んでいるようです。メールは誰でも簡単に使えると思われがちですが、難易度がとても高いコミュニケーション手段です。対面なら相手の声のトーンや大きさ、目線などの情報から会話を組み立てることができます。一方、メールは文字情報しかないため相手の状況を読み取りにくく、相手がメールを開封しているか、読んでいるか、理解しているか分かりません。だからこそ、送り手が考え、配慮をしなくてはなりません。これだけ難易度が高いのに、教育研修を実施している企業は全体の1割程度です。現場で学ぶという考えもありますが、メールは見えない空間でやりとりされています。そのため、先輩や上司が問題に気付きにくく、指導もしにくいという特徴があります。ビジネスメールは、主要なコミュニケーション手段だけど、しっかりとした教育体制が整っていないのが現状です。失敗やトラブルが発生する前に、教育の実施が急務といえます。

調査の概要

調査目的
仕事におけるメールの利用実態と課題を把握
調査対象
仕事でメールを使っている方
調査期間
2015年5月11日(月曜)から2015年6月10日(水曜)
調査方法
ウェブサイト上のフォームによる選択回答式
調査実施機関
株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数
1,500

一般社団法人日本ビジネスメール協会

代表者
代表理事 平野友朗
設立
2013年9月20日
事業概要
ビジネスメール教育者の育成、ビジネスメール教育者の認定
所在地
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
URL
http://businessmail.or.jp/
調査実施機関
株式会社アイ・コミュニケーション(http://www.sc-p.jp/
  • 本調査結果を引用する場合は、出典の明記をお願いいたします
  • 本調査結果の利用については、お問い合わせください
  • 一般社団法人日本ビジネスメール協会は日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関です
  • 「ビジネスメール」と「ビジネスメールコミュニケーション」は株式会社アイ・コミュニケーションの登録商標です
  • 2007年から2013年までのビジネスメール実態調査はアイ・コミュニケーションが実施してきました。2014年から一般社団法人日本ビジネスメール協会が引き継いでいます

本件に関するお問い合わせ先

一般社団法人日本ビジネスメール協会

電話
03-5577-3210
FAX
03-5577-3238
E-mail
info@businessmail.or.jp

本調査データの利用について

本調査データを引用・転載する場合には、出典の表記をお願いいたします。

(例)
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」
引用:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」
資料:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より
「ビジネスメール実態調査2015」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)より
「ビジネスメール実態調査2015」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)より引用
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より引用
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2015年7月1日に発表したビジネスメール実態調査2015によると……

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