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ビジネスメール教育の必要性

社員の送るメールで会社の印象が決まる

仕事で使うメールには世間一般でよしとされるルールやマナーがあります。そうしたルールやマナーは、全員が身につけて守っていくことが大切です。
貴社の社員ひとりひとりが送ったメールで、会社の印象が決まってしまうのです。

陥りがちなメールの落とし穴

  • 緊急の用件なのにメールを使ってしまった
  • BCCで送るべきところをCCで送ってしまった
  • 添付ファイルをつけ忘れてしまった
  • 誤字ばかりのメールを送ってしまった
  • メールの返信に時間がかかりすぎている
  • 件名(タイトル)を付け忘れてしまった
  • 挨拶や名乗りを付けずにメールを送ってしまった
  • メールで誤解を招いてしまった
  • 返信するのを忘れてしまった
  • 引用や転送で失敗してしまった

いかがでしょうか?貴社の社員に当てはまりそうな項目はありましたか?

一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した調査(ビジネスメール実態調査2014)によると、過去1年間で約半数の人がメールで失敗をしています。

しかも、失敗をしても6割以上の人が、ほとんど指摘をされていません。

メールは1対1の閉じられた空間で利用するため、失敗を指摘しにくく、されにくいという傾向があるようです。

そのため、メールの失敗を防ぐためにも、ビジネスメールの教育を受けることは必要不可欠だと言えます。

会うよりまずはメールの時代

仕事上の主なコミュニケーション手段は1位が「メールを送る」(98.45%)となり、

仕事でのコミュニケーションはメールなしには成立しないことが分かりました。

多くの方が様々な目的で、毎日メールを使っています。

  • 商品の発送
  • アポイントの調整
  • 面談のお礼
  • クレーム対応
  • 資料の提供
  • お問い合わせ
  • ユーザーサポート 他

いまご自身が送っているメールを振り返ってみてください。不安に感じるところはありませんか?

「メールはプライベートでも毎日使っているから不安はない」
「メールは学生時代から使っているから大丈夫」
「メールはもう何年も使っているから問題ない」

そう考えている人も多いことと思いますが、ちょっと待ってください。

自己流メールは危険

自分では問題ないと思っているメールも、指摘をされないだけで失敗をしていたり、知らぬ間に相手を不快にさせていたりする可能性があります。

新人研修などでは、挨拶の仕方や電話のかけ方を学びます。挨拶は、子供の頃から何度もしてきています。電話は、子どもの頃から使っているはずです。それでも、あらためて礼儀作法を学びます。

メールは、仕事で毎日使う主なコミュニケーション手段です。どのようなメールを送るかで、会社の印象が決まってしまいます。学ぶ機会がなければ、メールによるコミュニケーションの失敗やトラブルが起きても当然です。

でも、一度学べば一生のスキルになるのがビジネスメールです。

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