ビジネスメール教育の必要性

社員の送るメールで会社の印象が決まる

仕事で使うメールには世間一般でよしとされるルールやマナーがあり、全員が身に付けて守っていくことが大切です。

社員の一人一人が送ったメールで、会社の印象が決まってしまうのです。

陥りがちなメールの落とし穴

• BCCで送るべきところをCCで送ってしまった
• 伝わりにくいメールを送ってしまった
• メールで誤解を招いてしまった
• 件名を工夫しすぎて開封されなくなった
• 語彙が少ないため時間がかかってしまった
• 返信や転送で失敗してしまった

メールは一対一の閉じられた空間で利用するため、失敗を指摘しにくく、されにくいという傾向があります。

あなたのメールは大丈夫ですか？

仕事のやりとりはメールが中心に

使わない日はないくらい、仕事上の主なコミュニケーション手段として定着しているメール。

多くの人がさまざまな目的で、毎日メールを使っています。

• 業務の依頼
• アポイントの調整
• 面談のお礼
• クレーム対応
• 資料の提供
• 問い合わせ
• ユーザーサポート 他

「メールは学生時代からプライベートでもよく使っているから大丈夫」と考えている人も多いことと思いますが、ちょっと待ってください。

自己流メールは危険

自分では問題ないと思っているメールも、指摘されないだけで失敗をしていたり、相手を不快にさせていたりする可能性があります。新人研修などでは、電話応対やビジネスマナーを学びますが、メールについては多くの人が誰からも教わらず、見よう見まねで不安を感じつつ使用しています。学ぶ機会がなければ、メールによるコミュニケーションの失敗やトラブルが起きても当然です。でも、一度学べば一生物のスキルになるのがビジネスメールです。

在宅勤務やテレワークで「コミュニケーションの在り方」と「メールの量」が変わりました。今まで口頭で済んでいた報告・連絡・相談がメール・電話・ウェブ会議などに切り替わったため「大量のメールが来るようになった」「部下の仕事の進捗が見えない」など、新しい課題が見えてきました。実はこれらの課題は全て、メールの活用次第で解決することができるのです。

メールの失敗は不注意が原因であることが多いので、ポイントを押さえてチェックすれば減らせます。メールの全体をくまなくチェックすれば時間はかかりますが、ポイントを絞ればスピードを上げつつ失敗を防げます。

添付ファイルの付け忘れは「送信ボタンを押す直前に添付する」などメール処理のパターンを決めることで回避できます。誤字や脱字については「名前・製品名・サービス名・日時・金額・数量など致命的な痛手を受ける間違いは重点的にチェックする」「許容できるミスはゼロを目指さない」といったように対応に強弱をつけることも効率化には必要です。

私たちの研修では、ビジネスメール実態調査のデータをもとに、メールコミュニケーションの基礎と応用を体系的に解説します。