「ビジネスメール実態調査2016」

ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約55通

1通作成の平均時間は7分

メールの不安第1位は「正しく伝わるか」(78.35%)

不快なメールの第1位は「文章が曖昧」(33.28%)


PDFアイコン
PDFをダウンロードする

一般社団法人日本ビジネスメール協会(代表理事:平野友朗、所在地:東京都千代田区)は、2016年7月1日(金曜)に、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2016」を発表いたします。ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から10年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。仕事でどのようにメールが利用され、どのような課題があるのか、ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました。

ビジネスメール実態調査2016の総評

仕事のコミュニケーション、主な手段は「メール」「電話」「会う」

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.22%)が最も多く「電話」(91.06%)、「会う」(75.97%)と続きます。この並び順は2011年から変わりません。仕事をする上で、この3つの手段を使いこなすことは必要不可欠といえます。

仕事で利用しているメールソフト
第1位は「Gmail(Google Apps含む)」(39.93%)

仕事で利用しているメールソフトは「Gmail(Google Apps含む)」(39.93%)、「Outlook」(30.80%)、「Yahoo!メール」(10.75%)、「Thunderbird」(10.17%)、「Windows Live メール」(10.10%)と続きます。メールソフトの種類も多様化しています。相手が何を使っているか分からない以上は、自分が使用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえます。

ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約55通
仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間は7分

仕事で1日に送受信するメールの平均通数は、送信メールよりも受信メールの方が多い傾向にあります。仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間は7分です。回答結果は「5分」(36.24%)が最も多く、5分以内の合計が59.29%で半数を超えました。一方で、10分以上かかっている人は32.81%います。1日12通のメールを1通につき5分かけて作成すると60分、7分かけると84分、10分かけると120分になります。メールを読んで理解する時間も含めると、1日に60分以上をメールの処理に費やしています。メールの通数が増えるとかかる時間はさらに増えます。問題は、パソコン操作や文章作成は個人の能力に左右され、メールの作成にかかる時間は可視化されにくい点です。非効率な使い方をしていても問題視されることは少なく、メールの作成に時間をかけすぎていたり、時間を無駄にしていたりする可能性があります。

1日(24時間)以内に、返信がほしい人は86.24%
実際に返信をしている人は93.92%
しかし、仕事でメールの返信が遅れてしまうことがある人は71.08%
遅れてしまう理由の第1位は「すぐに結論が出せない」(54.85%)

8割以上の人が1日(24時間)以内に返信を期待し、実際に返信をしていることが分かります。しかし、7割以上の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています。その理由は「すぐに結論が出せない」(54.85%)が第1位で、「忙しくて時間がない」(44.74%)、「第三者の確認や回答、判断が必要」(36.77%)と続きます。メールの返事の速さが評価につながることもあるため、周囲と連携し、迅速な対応が望まれます。

7割の人が自分のメールに不安を抱いている
不安の第1位は「正しく伝わるか」(78.35%)

7割の人が「正しく伝わるか」(78.35%)といった不安を抱いていることが分かりました。不安なことは「相手を不快にさせないか」(59.08%)、「宛先が間違っていないか」(39.17%)、「誤字や脱字はないか」(35.87%)、「敬語が間違っていないか」(34.08%)と続きます。知識を学び、送信前に確認することで解消できる不安がある一方で、相手の解釈に左右される不安があります。基礎を身に付けるのはもちろんのこと、メールを送る相手や状況に応じて対応を変えるなど、より高度なコミュニケーション力がメールには要求されていることが分かります。

過去1年間に仕事でメールを受け取り
失敗を見つけたことがある人は59.10%
見つけた失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」(63.84%)
約7割の人が相手に失敗を指摘していない

約6割の人が受け取ったメールの失敗に気付いています。メールの失敗をしたことがある人は36.82%なので、自分の失敗よりも相手の失敗のほうが気付きやすいことが分かります。見つけた失敗は「添付ファイルの付け忘れ」(63.84%)が最も多く「文章に誤字や脱字」(41.15%)、「宛先(メールアドレス)の間違い」(30.30%)、「文章が曖昧」(24.33%)、「添付ファイルが開けない」(22.74%)が上位5項目です。自分自身がした失敗(Q18)と比較すると「添付ファイルの付け忘れ」、「文章に誤字や脱字」、「宛先(メールアドレス)の間違い」は自分でも経験し、相手にも認識されやすい共通の失敗だといえます。また、約7割の人が相手に失敗を指摘していません。社内など人間関係ができている間柄や、仕事に支障をきたす失敗であれば指摘をすることがあるかもしれません。しかし、取引先や社外の人など関係が構築できていないときは、指摘しづらい、指摘して角を立てたくないという心理が読み取れます。

過去1年間に仕事でメールを受け取り
不快に感じたことがある人は38.34%
不快の第1位は「文章が曖昧」(33.28%)
不快感を相手に指摘したことがある人は19.26%

約4割の人が仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがあり、「文章が曖昧」(33.28%)、「文章が失礼」(31.93%)、「文章が攻撃的」(26.60%)、「必要な情報が足りない」(26.52%)、「メールが読みづらい」(24.66%)といったことが不快だと答えています。「文章が曖昧」は自分の失敗6位(Q18)、相手の失敗4位(Q21)にもランクインしています。礼儀に欠け、寛容さがないメールは不快感を誘発します。何を伝えたいのかはっきりしない、情報が不足しているメールを受け取ると、読み手は質問しなければならなかったり、理解するのに時間がかかったりする場合があるため負担がかかり、不快感を生じることが分かりました。また、不快という感情的なことは、失敗以上に指摘しにくいことが分かります。

会社でビジネスメールの社員研修がある人は1割以下

自己流でメールを使ったり、先輩や上司から指導を受けたりしていても、その使い方が間違っていることがあります。間違った使い方をして失敗し、そのことに気付かず自覚がない場合、メールが使えないというマイナス評価をされる可能性があります。メールの使い方に問題があると業務効率を下げたり、会社の信頼を左右したりすることもあります。仕事で使うメールは難易度が高まり、求められるスキルは高度になりました。失敗が許されない社会環境でもあります。仕事でメールを使い活用する必要性がある以上、メールの教育は必要不可欠です。

調査項目

Q1:仕事で使っている主なコミュニケーション手段(複数回答可、最大5つまで)
Q2:仕事でメールの送受信に利用している主な機器(複数回答可)
Q3:仕事で利用しているメールソフト(複数回答可)
Q4:仕事でメールの送受信に使用している形式
Q5:仕事で1日に送受信しているメールの平均通数
Q6:仕事でメールを確認する頻度
Q7:仕事で送ったメールはいつまでに返信がほしいか(急ぐ場合を除く)
Q8:仕事で受け取ったメールはいつまでに返信をしているか(急ぐ場合を除く)
Q9:仕事でメールの返信が遅れてしまうこと
Q10:返信が遅れてしまう理由(複数回答可)
Q11:仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間
Q12:受け取る添付ファイルの「容量が大きい」と不快に感じること
Q13:「容量が大きい」と不快に感じるのは何MB以上か
Q14:パスワードをかけたファイルを添付して、その本文にパスワードを書いて送ったこと
Q15:仕事で自分のメールに不安を抱くこと
Q16:不安の内容(複数回答可)
Q17:過去一年間に仕事でメールの失敗をしたこと
Q18:自分がした失敗の内容(複数回答可)
Q19:自分の失敗を指摘されたこと
Q20:過去一年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見つけたこと
Q21:見つけた失敗の内容(複数回答可)
Q22:相手の失敗を指摘したこと
Q23:過去一年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたこと
Q24:不快に感じた内容(複数回答可)
Q25:不快感を相手に指摘したこと
Q26:仕事で英文メールを書くこと
Q27:会社でビジネスメールの社員研修

調査の概要

調査目的
仕事におけるメールの利用実態と課題を把握
調査対象
仕事でメールを使っている方
調査期間
2016年5月11日から2016年6月10日
調査方法
インターネット回答方式
調査実施機関
株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数
3,088

一般社団法人日本ビジネスメール協会

代表者
代表理事 平野友朗
設立
2013年9月20日
事業概要
ビジネスメール教育者の育成、ビジネスメール教育者の認定
所在地
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
URL
http://businessmail.or.jp/
調査実施機関
株式会社アイ・コミュニケーション(http://www.sc-p.jp/
  • 年齢別や性別など細かい分析結果についてはお問い合わせください
  • 本調査結果を引用する場合は必ず出典を明記してください
  • 本調査結果を引用、利用される場合は事前にお問い合わせください
  • 一般社団法人日本ビジネスメール協会は日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関です
  • 「ビジネスメール」と「ビジネスメールコミュニケーション」は株式会社アイ・コミュニケーションの登録商標です

本件に関するお問い合わせ先

一般社団法人日本ビジネスメール協会

電話
03-5577-3210
FAX
03-5577-3238
E-mail
info@businessmail.or.jp

本調査データの利用について

本調査データを引用・転載する場合には必ず出典を明記してください。

(例)
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」
引用:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」
資料:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」より
「ビジネスメール実態調査2016」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)より
「ビジネスメール実態調査2016」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)より引用
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」より引用
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2016年7月1日に発表したビジネスメール実態調査2016によると……

本調査データを引用・転載される際は当協会までメール(info@businessmail.or.jp)でご連絡ください。