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Master_【オンライン】ビジネスメール効率化講座

職場でも、自宅でも、場所を選ばず学習できる

テレワークの必需品「メール」を効率よく使えるかで仕事が変わる!
メールの効率化に必要なスキルを学ぶ講座です。

お申し込みはこちら

講座の対象者

次のことが一つでも当てはまる方に
オススメの講座です。

  • 会場に集まって受講することができない
  • 職場や自宅で受講したい
  • メールの処理時間を短縮したい
  • メールもっと速く書けるようになりたい

本講座を受講することで得られるメリット

【オンライン】ビジネスメール効率化講座を
受講することで、
次のような効果が期待できます。

平野友朗
が極意を伝授

ビジネスメール教育の第一人者、平野友朗が培ったノウハウを紹介

読解力
が身につく

メールを読解するスピードが速くなる

思考が早く
なる

メールに書く内容を考えるスピードが速くなる

すぐ書ける
コツが分かる

メールを作成するスピードが速くなる

効率化
できる

メールの効率的な使い方が身につく

生産性
が上がる

メールの活用が業務改善につながり生産性が向上する

【オンライン】ビジネスメール効率化講座で学べること

なぜ、143時間の削減が可能なのか

メールにかける時間は「読む時間」と「書く時間」の総和で求められます。

【メールを書く時間】=【通数×1通を書くのにかかる時間】【メールを読む時間】=【通数×1通を読むのにかかる時間】

つまり、それぞれの通数と1通あたりにかける時間を減らすこと。これしか解決策はありません。ビジネスメール実態調査2020によると・・・仕事で送受信しているメールの1日平均は以下の通りです。

  • 送信数:14.06
  • 受信数:50.12

さらに1通当たりに費やしている時間は次の通りです。

  • 作成にかかる時間:1通あたり 5分54秒
  • メールを読むのにかかる時間:1通あたり 1分19秒

それぞれをかけて計算すると、毎日2時間29分メールに費やしている計算となります。

1通あたりの書く時間を○分、読む時間を○秒削減。送信数はそのまま、受信数を○通まで減らせるとしたら。すると計算上は143時間の削減が可能だと分かります。(詳細は講義の中で解説します)

講座内容

はじめに ~効率化の必要性を理解する~

効率化の必要性を理解し、メールの業務改善が重要である理由を考えながら、メールを効率よく活用するために必要なスキルを身につけます。

今の「時間」に目を向けることで、業務改善に必要性やその効果を理解します。

ワークを交えて、実際に行っているメール処理の手順を振り返り、効率が悪い部分などの問題を把握。問題の原因を特定し、どのように改善すればいいかを考えます。

  • 効率を落とす2つの原因
  • 仕事が速い人の特徴とは
  • メールにおける効率化とは
  • メールにかけている時間を把握する
  • メール処理の目標時間を決定
  • メールの通数と残業の関係
  • メールの時間を分解する
  • メールの送受信通数を減らすためにできること
  • メールの読み書きを速くするためにできること

第1部 メールの基礎力を高める

メールをコミュニケーションの手段として認識し、正しく使い分けます。時間をかけるべき箇所とそうではない箇所を把握することでメールを処理する速度を上げます。

  • メールボックスの中で優先順位を上げてもらう
  • 具体的な件名で開封の優先順位アップ
  • ビジネスメールの型を覚える
  • 要旨の書き方
  • 詳細情報のまとめ方
  • ビジネスメールが上手いと感じるポイント
  • 読みやすい本文を書く方法
  • 事例で見るメールの読みやすさの改善
  • 構造化を意識したレイアウト例
  • 信州大学との共同研究
  • 一文を短くする

第2部 思考力を高めメールの時間を減らす

鈍感力を高め、語彙力を増やし、伝達力を高めます。メールを読むときに敏感になってはいけません。正しく理解し読解する力も重要。さらに、正確に伝えるためのライティングテクニックについても解説。

  • 不安と残業の関係
  • 不安の内容
  • 失敗と残業の関係
  • 自分がした失敗の内容
  • 不快感と残業の関係
  • 不快に感じた内容
  • 気にしすぎないために
  • 複数の言い回しを使い分ける(1)連絡
  • 複数の言い回しを使い分ける(2)お礼
  • 複数の言い回しを使い分ける(3)お願い
  • 複数の言い回しを使い分ける(4)お詫び
  • 複数の言い回しを使い分ける(5)お断り
  • 言葉の階段
  • 目的から逆算して、メールが最適かを考える
  • 相手のことを「かもしれない」と考える
  • 誤解を招かないために
  • 目的が最優先
  • 「思います」を適切に使う
  • 無駄な前置き、前提をカット
  • 伝わるメールは、予測させない
  • 相手と場面に応じて文体を調整
  • 部分引用を使って誤解を防ぐ

第3部 入力速度を上げる方法

メールを早く作成するためには、入力速度を極限まで高める必要があります。無駄を省いて簡略にする、入力の省略テクニックについて解説。他にも、環境の整備やパソコンスキルを高める方法、環境の整備方法についても解説。

  • 入力速度を上げるためにできること
  • 単語登録で入力時間を大幅削減
  • 単語登録例
  • 単語の出力と登録の方法
  • 単語登録のデータを複数名で共有する
  • テンプレートでスピードアップ
  • テンプレート例
  • テンプレートの保管方法
  • メールの通数を減らす
  • 宛先(TO,CC,BCC)の違いとは?
  • 衝動の反応を減らす
  • 優先順位の低いメールを振り分ける
  • メール処理の極意
  • メールの返信が遅れてしまうこと
  • メールの遅れと残業の関係
  • メールの返事はいつまでに?
  • メールはいつ送るべき?
  • 期限を徹底的に守る
  • 受け取るメールを変える

まとめ・質疑応答

時間いっぱいまで質問をお受けします。学びを深める時間としてご活用ください。

セミナーの内容や構成は予告なく一部変更する可能性がございます。あらかじめご了承ください

注意事項

  • 配付資料の一部あるいは全部についてコピーなどの二次的使用は禁止です
  • 撮影・録音・録画などは禁止です
  • お客さま側での通信トラブルの場合も原則講義はそのまま続けます
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受講者の声

IT・情報処理業 R.S様

改めて1分1秒の大切さを実感しました。平野先生の細かい工夫(初来社の方には道順を丁寧に記載したテンプレートを使うなど)が結果としてご自身の時間を無駄にしないことにつながっているんだと思いました。実際、本日のセミナーのメールの案内や地図はとても分かりやすく迷うことはなかったです。

株式会社WIT 代表取締役 藤田真一様

とても参考になった。改善ポイントが具体的に分かった。早く試したい。

医療・製薬業 M.N様

とても参考になりました。メールを減らすことを徹底的に行いたいと思いました。社内の意識改革にも取り組みます。経過報告をこまめに、フラグなども活用して、効率・生産性の意識を上げたいと思います。

感想は受講当時のものです

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