Gmail活用講座（オンライン｜全日程）

メール処理の5つのムダを減らし、仕事をもっと速くする

見る・迷う・忘れる・探す・繰り返す。メール処理に潜む5つのムダを、「1通1判断」という考え方で減らしていく。Gmailの機能を使いこなし、自分に合ったメール処理のルールをつくる3時間の実践講座です。

Gmailの便利機能を覚えるだけでなく、「どのメールに、どの機能を、どう使うか」を判断できるようになることを目指します。

メール処理のムダを減らす「自分ルール」のつくり方

「メールの確認や返信に時間がかかる」「あとで対応しようと思ったメールを忘れてしまう」「必要なメールがすぐに見つからない」。Gmailを毎日使っているのに、そんな悩みはありませんか。

Gmailには、フィルタ、スター、優先トレイ、ラベル、検索、テンプレート、予約送信など、仕事に役立つ機能があります。しかし、便利な機能を知っているだけでは、メール処理は速くなりません。

大切なのは、メールを確認したときに次の行動を判断し、その判断に合った機能を使うことです。

本講座では、メールの確認から対応、管理、検索、文章作成まで、日々のメール業務を見直します。操作実演と演習を通じて、自分の仕事に合ったGmailの使い方を学び、メール処理の「自分ルール」をつくります。日本ビジネスメール協会が推奨するGmailの設定も、設定の場所とあわせて紹介します。

こんなお悩みはありませんか？

受講後に目指す変化（Before・After）

講座で身に付ける判断基準と操作方法を、日々のメール業務に生かすことを目指します。

本講座を受講することで得られるメリット

Gmailの使い方を見直し、
メール処理のムダを減らす方法が分かります。

仕事が速くなるGmail活用講座で学べること

本講座は、Gmailの便利機能を順番に覚えるだけの講座ではありません。メール処理で発生する「見る・迷う・忘れる・探す・繰り返す」という5つのムダを減らすために、考え方と機能の両方を学びます。

中心となるのは「1通1判断」です。新しく確認したメールについて、その時点での次の行動を決めます。すぐ対応するのか、あとで自分が対応するのか、他者へ依頼するのか、自分の行動は必要ないのかを判断します。

講座では、フィルタ、スター、優先トレイ、ラベル、検索、テンプレート、予約送信、AIによる文章作成支援などの使い方を紹介します。最後に、自分のメール確認方法や対応ルールを整理し、翌日から実践することを決めます。

便利機能を知るだけで終わらない理由

Gmailの操作方法は、無料の記事や動画でも調べられます。しかし、仕事の状況によって「どの機能を使うか」「使わないか」の判断は異なります。

この講座では、講師の操作実演と具体的なケース演習を通じて、自分の業務に合ったメール処理の判断基準と運用ルールを整理します。

協会が推奨するGmailの設定を紹介します

Gmailは、初期設定のままでは「1通ずつ判断する」使い方に向いていない部分があります。講座では、日本ビジネスメール協会が推奨する16項目の設定を、設定画面の場所と理由とあわせて紹介します。

• スレッド表示をOFFにし、1通ずつ判断できる一覧にする
• スターを4種類にし、色ごとに意味を決めて使い分ける
• 優先トレイで、未読・スター付き・その他を分けて表示する
• デスクトップ通知をOFFにし、作業の中断を減らす
• 送信取り消しの時間を30秒にし、誤送信に備える
• 返信の標準を「全員に返信」にし、CCの共有漏れを防ぐ（送信前に宛先を確認する習慣とセットで）

※勤務先の管理者設定によっては、変更できない項目があります。

例えば、こんな場面でどう判断しますか？

取引先から「見積書を作成してほしい」というメールが届きました。作成には20分ほどかかります。今は別の仕事を進めているため、すぐには着手できません。

このメールを未読のまま残す、受信トレイに置いておく、スターを付ける。あなたなら、どうしますか。

スターを付けるのが正解とは限りません。大切なのは、次の行動をどのような基準で判断するかです。講座では具体的なケースを使って考えます。

講師

Gmailを活用したメール業務の効率化を、
ビジネスメールの専門家・平野友朗が解説します

平野友朗

一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション　代表取締役

1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学を専攻。広告代理店勤務を経て独立。2004年、アイ・コミュニケーションを設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立。

ビジネスメール教育の専門家として、メールの書き方だけでなく、受信メールの処理、対応漏れの防止、メールの整理・検索、組織のメールルール策定など、メール業務全体の効率化に取り組む。仕事の進め方や時間の使い方を見直し、メールに費やす時間を減らすための実践的なノウハウを提供している。

Gmail活用講座では、フィルタ、スター、ラベル、検索、テンプレートなどの機能を、日常のメール業務にどう取り入れるかを解説。便利な機能を覚えるだけでなく、メールを確認したときの判断基準や、あとで対応するメールの管理方法など、Gmailを使って仕事を効率よく進めるための「自分ルール」づくりを重視している。

著書『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）や『仕事ができる人は実践している！ビジネスメール最速時短術』（日経BP）などを通じて、メールの書き方と処理方法の両面から、仕事のスピードを高める考え方を発信。メールの使い方を変えることで、日々の業務に生じるムダを減らす方法を提案している。

これまでに研修やコンサルティングを行った組織は、官公庁から民間企業、団体や学校に至るまで5,000を超える。登壇実績は2,000回以上、メディア掲載実績も2,000回以上。研修や講演を通じて、メール業務の効率化を伝えている。2003年から続くメルマガ「毎日0.1%の成長」でも、仕事の進め方やビジネスコミュニケーションに関する情報を発信している。著書は『仕事ができる人は実践している！ビジネスメール最速時短術』（日経BP）など39冊。

出版実績

• 『仕事ができる人は実践している！ビジネスメール最速時短術』（日経BP）
• 『仕事を高速化する「時間割」の作り方』（プレジデント社）
• 『なぜか仕事が速い人の　ずるいメール術　入社3年目までに差がつく「ビジネスメールの正しい使い方・考え方」』（PHP研究所）
• 『ビジネスパーソン10,000人の「失敗例」を分析したら、「感じよく正確に伝わるメール」の書き方がわかった!』（Gakken）
• 『コミュニケーションに失敗しないための　ビジネスメールの書き方１００の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）
• 『すごい「書き方」の超基本』（徳間書店）
• 『そのまま使える! ビジネスメール文例大全』（ナツメ社）
• 『会わずに売れるメール営業』（秀和システム）
• 『テレワーク時代のメール術　評価される人は1通のメールで仕事が終わる』（WAVE出版）
• 『ビジネスを強力にバックアップする“メール・テクニック” 【改訂新版】ビジネスメールの書き方・送り方』（あさ出版）
• 『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』（技術評論社）
• 『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』（サンクチュアリ出版）
• 『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）
• 『カリスマ講師に学ぶ！実践ビジネスメール教室』（日経BP社）
• 『ビジネスメールの常識・非常識』（日経BP社）

講演・研修実績（一部）

味の素、アデコ、SMBCコンサルティング、エプソン販売、川崎汽船、宣伝会議、チューリッヒ保険、TOTO、博報堂ＤＹメディアパートナーズ、三井住友海上火災保険、国土交通省、農林水産省、青山学院大学、明治大学、ほか。
※登壇先の名称は実施当時のものを含みます。

知識を学ぶだけで終わらない。5つの実践演習

実際のメール業務を想定し、「知る」から「自分で判断できる」へ進むための演習です。

講座内容

【第1部】メールの受信と中断を減らす

【第2部】1通1判断で次の行動を決める

【第3部】対応漏れを防ぎ、仕事の状態を管理する

【第4部】必要なメールをすぐに探す

【第5部】書く・入力する時間を減らす

【第6部】PC・スマートフォンと自分ルール

まとめ・質疑応答

講座内で質問を受け付けます。学びを深める時間としてご活用ください。

セミナーの内容や構成は予告なく一部変更する可能性があります。Gmailの機能や画面表示は利用環境によって異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

受講案内

• PCでの参加を推奨します。ZoomとGmailを同時に開ける環境（2画面または画面分割）が便利です
• 当日はGmailにログインした状態でご参加ください。設定の場所を手元で確認しながら受講できます。タブレットでは一部の操作演習が難しい場合があります
• 講義の配信には、Web会議サービス「Zoom」を利用します
• 事前に、アプリケーションのインストールをお願いします
• カメラはONでご参加ください（カメラOFFでの受講はできません）。マイクは可能な限りご用意ください。使用できない場合はチャットで発言できます
• お客さま側での通信トラブルの場合、原則講義はそのまま続けます

注意事項

• 同業者（研修会社、研修講師など）のお申し込みはお断りしております
• 撮影、録音、録画などは禁止です
• 資料の一部あるいは全部についてコピーなどの二次的使用は禁止です
• 担当講師は変更になる可能性があります。あらかじめご了承ください

社員研修としてのご利用も可能です

3名以上での受講をご希望の場合は、開催日時のご相談も承ります。

開催日時について問い合わせる

集合研修にも対応しています。指定日時・指定会場（講師派遣）またはオンラインで実施可能です。

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Gmail活用講座がメール処理の効率化を扱うのに対し、タイムマネジメント講座では仕事全体の優先順位、計画、締切管理を学びます。