ちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術

はじめに

第1章ビジネスメールの基本を見直そう

• ルール１メールのメリット・デメリット
• ルール２メールは若いコミュニケーションツール
• ルール３コミュニケーションも適材適所
• ルール４メールで「確認」「タスク管理」
• ルール５社用メールは”会社のもの”
• ルール６メール上手はビジネス上手
• ルール７返信がないのは誰のせい？
• ルール８「読めないメール」はストレスに
• ルール９公私混同メールはNG
• ルール10理想のメールは「３ステップ」
• コラムケータイにメール転送で始末書？

第２章 ビジネスメールの「型」をおぼえよう

• ルール11メールの基本的な構成
• ルール12差出人は「会社名＋氏名」
• ルール13署名は”名刺と同じ”に
• ルール14署名は社内用・社外用を使い分ける
• ルール15署名はなるべくシンプルに
• ルール16HTMLではなくテキスト形式に統一
• コラムアドレスもシンプル・イズ・ベスト

第３章 「読まれる」ビジネスメールを書こう

• ルール17「件名」には具体的な情報を
• ルール18件名には”適度”なアクセントを
• ルール19用件がすむまで件名は変えない
• ルール20TO・CC・BCCの使い分け方
• ルール21CCは目上の人から順に入れる
• ルール22面識のない人をCCに加えるには
• ルール23一斉送信のときはBCCで
• ルール24BCCを報告書がわりにしよう
• ルール25添付は最大２MBまで66
• ルール26添付ファイルを送るときの文例
• コラム２MB以上の添付を送りたいとき

第４章 ビジネスメールの文章の組み立て方

• ルール27メールは３部構成で
• ルール28いいメールはストレスフリー
• ルール29イントロは”型通り”がベスト
• ルール30名乗りは、頭の引き出しを開けるカギ
• ルール31本文の初めは「つまり」から
• ルール32あいまい表現を排除しよう
• ルール33敬語を多用せずに敬意を表す
• ルール34メールの分け方、まとめ方
• ルール35本文を読みやすくする
• ルール36シメはシンプルな挨拶で
• ルール37「送信」ボタンを押す前に
• コラムイントロ部分のよくある質問

第５章 すぐに使えるビジネスメール文例集

• ルール38依頼「お願いします」
• 依頼①社外仕事を依頼する
• 依頼②社外お返事をください
• 依頼③社外修正を依頼する
• 依頼④社外面会のアポイントをとる
• 依頼⑤社外講演の依頼をする
• 依頼⑥社内複数の質問をする
• 依頼⑦社外メールの返事を催促する
• コラム返信忘れを防ぐ３つのテクニック
• ルール39確認「ご確認ください」「確認しました」
• 確認①社外資料を受け取りました
• 確認②社外電話で話したことの確認
• 確認③社内メールの意味がわからない
• 確認④社外お互いの解釈がずれている
• 確認⑤社外電話の内容と食い違っている
• 確認⑥社外添付が開けない
• 確認⑦社外添付ファイルがない
• ルール40提案「いかがですか？」
• 提案①社外日程を調整する
• 提案②社外複数の相手と日程調整をする
• 提案③社内資料などを転送する
• ルール41お礼「ありがとうございました」
• お礼①社外クライアントへのお礼
• お礼②社外飲み会のお礼
• お礼③社内歓送迎会のお礼
• コラムクッション言葉をマスターしよう
• ルール42辞退「お断りします」
• 辞退①社外誘いを断る
• 辞退②社外メルマガはいらないと伝える
• 辞退③社外仕事の依頼を断る
• 辞退④社外提案を断る
• コラム辞退のメールはお早めに
• ルール43謝罪「申し訳ございません」
• 謝罪①社外間違いの原因を説明する
• 謝罪②社外謝罪したい相手が外出中の場合
• 謝罪③社外間違った宛先にメールを送ってしまった
• 謝罪④社外相手の名前を間違えてメールを送ってしまった
• 謝罪⑤社内会議に欠席したことを謝罪する