株式会社ハクロマーク製作所

研修前の課題

・人によって、お返事の質にばらつきがありました。
・丁寧に返そうとメールに時間がかかっていました。
・基本的なルールが分かっていないので、どれが正解か分かりませんでした。

ビジネスメールの研修を実施するに至った経緯

ネット通販を業としていますので、お客様お問合わせ窓口はもちろん、請求や出荷案内業務で、またアンケートの回答に対する返信等で、日常的にお客様とメールのやり取りをしている関係で、これまでＣＣで送らせたりメールワイズを導入したりと、衆人環視的にチェックするような仕組みを取り入れてまいりました。

メール本を購入しては担当者に読むように促したり、メールに関する社内勉強会（私ならこう送る的な）もやったことがあります。

そうした問題意識の中で、この度アイ・コミュニケーション代表の平野さんのメルマガを通じて、会社に来ていただけてしかも我々小さな会社でも手が届くリーズナブルな新しいパッケージの集合メール研修が発売されたことを知り、申し込んだ次第です。

上述したように、自分達なりに問題意識をもってメール作業をやっていましたが、恐らく社員の誰もが正解が分からないまま、果たしてこれでいいのだろうとか？と疑問に思いつつ自分のルールで送っていることもあるのではないか、もしそうならこの集合研修はそうした日ごろ疑問に思うようなことを直接聞ける絶好の機会！ということで、案内があった比較的直後に決めました。

アイ・コミュニケーション（一般社団法人日本ビジネスメール協会）へ依頼した決め手

上記と重複しますが、問題意識を持っていた時に、タイミングよくアイ・コミュニケーション代表の平野さんのメルマガで、会社に来ていただけてしかも我々小さな会社でも手が届くリーズナブルな新しいパッケージの集合メール研修が発売されたことを知り、申し込んだ次第です。

受講者の感想

・本は疑問に思っても質問が出来ないので、そのままになってしまう事が多いのですが、実際に講師の方に来て頂いて日ごろのメールに関する疑問などを直接聞けたので有意義でした。

・講座を受講してみると、できていることもあれば、今までに教えてもらったことができていなかったり、ダメだと思っていたことが本当はしても良かったり、初めて知ることもあり、すごく勉強になった、貴重な時間でした。

・お客様に送るメールについて今まで不安に思っていたことが今回のセミナーを受けて解消されました。

・疑問に思っていたことが解消されてスッキリしました。

・メールは会って話すことや電話と違って文字情報だけなので冷たく感じます。相手との距離を縮めるにはメールにも心遣いをすることが大事だと改めて思いました。今回のセミナーで学んだことを普段の仕事に取り入れていきます。

・とても短く感じた３時間の講座を機会にﾒｰﾙへの苦手意識をなくし、今後の仕事に生かしていこうと思います。

・今後、メールを打つ時に迷ったら、このテキストを見直して、お客様に分かりやすく見やすいメールを送るようにします。受講させていただき、ありがとうございました。

ビジネスメール研修の導入効果（受講者の変化など）

・今まで「Re:を付けたままでいいのか」「ccの時は文中に書いたほうがいいのか」等分からず文章を作りながら悩んでいた時間が無くなり、返信の時間が短くなりました。

・ビジネスメールの基本を共有出来たので、返信文書に偏りが少なくなったように思います。

・お客様に親身な内容で送れているように思います。

他の企業などに本研修を薦めるとしたら、どのような言葉で薦めますか

誰も今まで教えてくれなかった基本的なメールのルールを教えてもらえます。これでスタッフのお客様とのやり取りも安心して見ていられます。もっと早くに受ければ良かったと思うほどです。

※文中の情報は取材当時のものです